5 เครื่องมือบริหาร นักธุรกิจสมัยใหม่พลาดไม่ได้

5 เครื่องมือบริหาร นักธุรกิจสมัยใหม่พลาดไม่ได้

*สถานการณ์ผิดปกติเกิดได้ทุกเวลา นี่คือเครื่องมือที่นักบริหารไม่ควรละเลย
*3 เครื่องมือการจัดการสมัยใหม่รับความเสี่ยงจากวิกฤตธรรมดา ไปถึงมหันตภัย
*2 เครื่องมือไฮเทคที่ช่วยผู้บริหารยุคดิจิตอลให้ทำงานง่ายขึ้น
*การสร้างภูมิคุ้มกันล่วงหน้า เพื่อองค์กรไม่ต้องรักษาในภายหน้

การบริหารจัดการธุรกิจมีความจำเป็นต้องอาศัย เครื่องไม้เครื่องมือที่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมากขึ้น ดังนั้น หากจะประมวลเครื่องมือสมัยใหม่ที่ได้ถูกหยิบฉวยขึ้นมาใช้เป็นเครื่องมือ ใหม่ๆ ในเชิงการบริหารที่บรรดานักบริหารทั้งหลายจะละเลยไม่ได้ อาจแยกออกเป็น 2 กลุ่มหลัก คือ

กลุ่มแรก เป็นกลุ่มของเครื่องมือที่จะช่วยนักบริหารในการบริหารความเสี่ยงจาก สถานการณ์ที่ผิดปกติ วิกฤติทางธุรกิจที่ร้ายแรง ไปจนถึงการเกิดมหันตภัยที่กระทบในองค์กรทั้งอุตสาหกรรม ทั้งระบบอย่างกรณีของโรงไฟฟ้าปรมาณูระเบิดในญี่ปุ่น ซึ่งหมายความว่านักการบริหารถูกตั้งสมมติฐานว่าต้องบริหารสถานการณ์ปกติหรือ งานประจำวันได้อย่างไม่ขาดตกบกพร่อง ในฐานะของมืออาชีพ หากแต่การบริหารวิกฤติแตกต่างกันเพราะอาจจะใช้เครื่องมือหรือทรัพยากรตาม ปกติไม่เพียงพอ

กลุ่มที่สอง เป็นการบริหารที่เน้นการพึ่งพาเทคโนโลยีสมัยใหม่ สังคมดิจิตอลเพื่อการบริหารจัดการมากขึ้น แทนการยึดติดอยู่เฉพาะรูปแบบเดิม ๆ เพราะพฤติกรรมและการใช้ชีวิตของลูกค้ามีความทันสมัยและเป็นสังคมที่พึ่งพา และใกล้ชิดกับเทคโนโลยีมากขึ้นตามลำดับ

ในกลุ่มแรกของเครื่องมือการบริหารจัดการสมัยใหม่ แบ่งออกเป็น 3 เครื่องมือหลัก ๆ ด้วยกัน เครื่องมือแรกที่มีความสำคัญและนำมาใช้ในการบริหารจัดการกิจการสมัยใหม่มาก ขึ้น คือ การใช้เครื่องมือที่เรียกว่าฉากทัศน์ ตรงกับคำภาษาอังกฤษว่า Scenario Analysis Scenario Analysis เป็นเครื่องมือที่นำไปใช้ในการกำหนดวิสัยทัศน์ ซึ่งก่อนที่จะกำหนดวิสัยทัศน์ที่เป็นเรื่องระยะยาวได้ ผู้ที่จะกำหนดวิสัยทัศน์จะต้องมีความรู้ความเข้าใจและมีความสามารถในการ สร้างฉากสุดท้ายหรือเป้าหมายปลายทางการพิจารณาได้ อย่างเช่นในอีก 15 ปีข้างหน้าโฉมหน้าของกิจการที่บริหารจัดการจะเป็นอย่างไร ขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมในอีก 15 ปีข้างหน้าด้วยว่าลูกค้าเป็นใคร การดำรงชีวิตของลูกค้าเป็นอย่างไร คู่แข่งขันเราเป็นอย่างไร และที่สำคัญประชาคมโลกและสังคมไทยจะเป็นอย่างไร

หากผู้บริหารไม่สามารถสร้างหรือจิตนาการว่าภาพอนาคตที่เป็นภาพสุดท้ายจะเป็น อย่างไร การทำแผนงานที่เป็นลักษณะของแผนที่นำทางหรือ roadmap ก็ไม่อาจจะทำได้ และที่สำคัญ roadmap ดังกล่าวอาจจะเป็นความคาดหวังที่ผู้มีส่วนได้เสียของกิจการต้องการรับรู้ ตั้งแต่วันนี้ อย่างเช่น กรณีของสังคมธุรกิจของญี่ปุ่นมีการวางฉากทัศน์ในอนาคตอย่างชัดเจนว่าต้องการ ให้เกิดอารยธรรมหุ่นยนต์ที่ทั่วโลกจะใช้สินค้าประเภทหุ่นยนต์ช่วยงานของ กิจการญี่ปุ่น เครื่องมือตัวที่สองคือ แผนบริหารความต่อเนื่องของธุรกิจ (Business Continuity Plan : BCP) เพื่อเป็นแผนเตรียมความพร้อมที่กิจการจะนำขึ้นมาใช้ได้ หากเกิดเหตุการณ์ใดก็ตามที่ทำให้กิจการต้องหยุดชะงักและไม่สามารถดำเนินงาน หรือส่งมอบสินค้าและบริการให้กับลูกค้าได้ตามปกติเป็นเวลานานติดต่อกันเป็น วัน เป็นสัปดาห์ หรือเป็นเดือนไม่ใช่เป็นรายชั่วโมง และรอให้มีการซ่อมแซมหรือปรับปรุงเพื่อดำเนินการต่อไปได้

การที่เครื่องมือ BCP ได้รับความสนใจจากนักบริหารสมัยใหม่มากขึ้นก็เพราะว่าภายในสภาวะปัจจุบันมี โอกาสที่จะเกิดภัยธรรมชาติ ภัยจากการกระทำของมนุษย์ที่คุกคามให้การดำเนินธุรกิจหยุดชะงัก โดยไม่อาจคาดหมายเหตุการณ์ที่ร้ายแรงนั้นได้ล่วงหน้า เพราะอาจไม่เคยเกิดขึ้นในประเทศไทยมาก่อน หรือเพราะว่ามีคำทำนาย ความคาดหมายจากคนที่มีความรู้ว่าอาจจะเกิดสิ่งนั้นสิ่งนี้ขึ้น หรือมีข้อมูลที่เป็นความเสี่ยงอยู่แล้ว แต่ยังไม่ได้เกิดจริง เช่น การเกิดน้ำท่วมกรุงเทพ การเกิดแผ่นกินไหวจากรอยเลื่อนใหญ่ๆ ในประเทศไทย

การนำเครื่องมือ BCP มาใช้เพื่อให้เกิดกระบวนการเตรียมความพร้อมหรือการระบุกิจกรรมที่ต้องดำเนิน การว่าจะหาทางกอบกู้ธุรกิจหลังการเกิดเหตุการณ์ที่ร้ายแรงนั้น ๆ อย่างไร อะไรเป็นทรัพยากรวิกฤติซึ่งหากสูญเสียไปจะกอบกู้ธุรกิจไม่ได้หากไม่เกิดเหตุ ก็ยังไม่ต้องใช้แผนนี้ เครื่องมือตัวที่สามในกลุ่มแรกคือ ข้อมูลความเสี่ยงที่ต้องได้รับการยกระดับการจัดทำให้เป็นทะเบียนข้อมูลความ เสี่ยงที่ครบถ้วนสมบูรณ์ (Risk Register & Dashboard) เพื่อให้ทุกคนในกิจการไม่ใช่เพียงผู้บริหารเห็นภาพของข้อมูลความเสี่ยงอย่าง เดียวกัน

ข้อมูลความเสี่ยงเหล่านี้จะต้องจัดเก็บและนำไปใช้งานในการบริหารจัดการ องค์กรอย่างครบถ้วน แทนที่จะพยายามปกปิด หลีกเลี่ยง ไม่พูดถึงความเสี่ยงที่เกิดอยู่ คำว่าความเสี่ยงในกรณีนี้หมายถึงเหตุการณ์ที่ยังไม่ได้เกิดตอนนี้ หากแต่มีโอกาสเกิด และเมื่อใดที่เกิดขึ้นจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของกิจการ และทำให้เป้าหมายที่กำหนดไว้ไม่บรรลุผล ดังนั้น นักบริหารจึงต้องเรียนรู้วิธีการที่มีประสิทธิภาพในการจัดการกับความเสี่ยง นอกเหนือจากการวางระบบการควบคุมภายในแบบพื้น ๆ ซึ่งในระบบการบริหารสมัยใหม่ถือว่าการควบคุมภายในเป็นเรื่องเด็ก ๆ ที่นักบริหารต้องดำเนินการอยู่แล้ว

นอกจากนั้น ในการกำหนดเงื่อนไขการว่าจ้างนักบริหารระดับสูงในหลายองค์กร ยังเริ่มมีการกำหนดให้มีการประเมินผลการดำเนินงานด้านการบริหารความเสี่ยง แล้ว ทำให้นักบริหารทั้งหลายอาจต้องทำการบริหารความเสี่ยงเพิ่มเติม หรือหาทางว่าจ้างมืออาชีพด้านการบริหารความเสี่ยงโดยเฉพาะมาช่วยกิจการ โดยให้ทำหน้าที่ในการมองไปข้างหน้าและกลับมาบอกกับนักบริหารที่เหลือว่าข้าง หน้ามีอุปสรรคและภัยคุกคามอย่างไรอยู่บ้าง และกิจการต้องมีการเตรียมความพร้อมเพื่อรับมือล่วงหน้าอย่างไร

เครื่องมือในการบริหารข้อมูลความเสี่ยงนี้ มีลักษณะสำคัญที่แตกต่างจากการบริหารงานประจำวันอีกอย่างหนึ่งคือ เป็นการใช้ข้อมูลความเสี่ยงในการสร้างภูมิคุ้มกันล่วงหน้า เพื่อที่ว่ากิจการจะได้ไม่ต้องคอยฉีดวัคซีนหรือกินยาทุกครั้งที่ป่วยเป็นไข้ หวัด

สำหรับกลุ่มเครื่องมือในด้านเทคโนโลยีไฮเทคมาช่วยในการบริหารจัดการ ได้แก่ เครื่องมือแรกเป็นการพัฒนาธุรกิจและกลยุทธ์ให้สอดคล้องกับโลกดิจิตอล คือ การพัฒนาการโฆษณา การส่งเสริมการจำหน่ายหรือแม้แต่ช่องทางการจำหน่ายแบบ outdoor ด้วยระบบเสมือนจริง 3D หรือ Virtual Marketing ให้กับลูกค้าที่ติดต่ออยู่เพื่อให้เห็นภาพได้ในลักษณะ 3 มิติ เช่น การที่กิจการท่องเที่ยวฮาวายส่งข้อมูล 3 มิติไปให้ลูกค้าได้สัมผัสกับความเป็นฮาวายก่อนที่ลูกค้าจะเดินทางมาถึง การที่โรงแรมทำวิดีโอเสมือนจริงที่อาศัยเทคโนโลยี 3D เพื่อให้พนักงานต้อนรับแขกสามารถให้บริการแขกพักได้จากทีวีในห้องพัก โดยไม่ต้องเสียเวลาในการโทรศัพท์หรือเดินลงไปสอบถามเอง หรือการที่ร้านอาหารในเกาหลีใต้ติดตั้งระบบภาพ 3D เท่าสินค้าจริง เพื่อให้ลูกค้าที่กำลังกลับบ้านและรอรถไฟใต้ดินสั่งอาหารหรือสินค้าได้ และได้รับสินค้านั้นเมื่อกลับถึงบ้านพอดี

โดยรวมของเครื่องมือ Virtual 3D ก็คือการที่ทำให้ลูกค้าได้เห็นภาพแบบ 3 มิติหรือ 4 มิติที่เสมือนจริงเกือบจะ 100% เพื่อกระตุ้นความต้องการ นอกจากนั้นเทคโนโลยีไฮเทค 3D เสมือนจริงนี้ยังนำมาใช้ในการบริหารจัดการประชุมข้ามพื้นที่ที่ทำให้ผู้ที่ ร่วมประชุมมีความรู้สึกเสมือนว่าได้ร่วมประชุมในสถานที่เดียวกันจริงๆ ไม่ใช่เป็นการมองภาพจากจอทีวีเหมือนเดิมอีกต่อไป

เครื่องมือตัวที่สองที่นำมาใช้ในการบริหารจัดการมากขึ้นคือ การวางระบบการควบคุมแบบไร้สายกับอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ครบวงจร โดยเฉพาะอุปกรณ์ไฟฟ้า ทำให้นักบริหารสามารถสอดส่อง ตรวจตราการทำงานของบุคลากร การป้องกันการโจรกรรม การแก้ไขสถานการณ์ได้เพียงการใช้รีโมทคอนโทรลในการสั่งการ ทำให้สามารถควบคุมการทำงานทั้งหมดได้ เครื่องมือนี้มีความสำคัญและเป็นการต่อยอดการทำงานของระบบงานที่เรียกว่า Office Automation เพราะภายใต้ระบบดังกล่าวได้กำหนดเงื่อนไขให้ระบบงานควบคุมการทำงานของคน คนไม่มีสิทธิที่จะเปลี่ยนแปลง นอกจากทำตามกฎเกณฑ์ที่ระบุไว้อย่างเดียว แต่ภายใต้ระบบงานใหม่นั้น จะทำให้มนุษย์ทำการควบคุมการทำงานหรือที่เรียกว่า Office Management System ซึ่งอยู่ที่การสั่งการ การควบคุมโดยมนุษย์เป็นหลัก พัฒนาการที่ก้าวหน้ามากของเครื่องมือการควบคุมการบริหารจัดการแบบไร้สายนี้ ทำให้นักบริหารยุคใหม่หลุดออกจากการควบคุมการดำเนินงานแบบหนึ่ง-ต่อ-หนึ่ง มาเป็นความสามารถในการควบคุมระบบงานทั้งหมดข้ามอุปกรณ์ได้ สามารถอ่านและสั่งการอุปกรณ์ทั้งหมดได้ แม้ว่าจะอยู่ต่างสถานที่กันหรือออกไปนอกสำนักงานแล้วได้อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าจะมีการนำเอาเทคโนโลยีไฮเทคมาใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารจัดการดัง กล่าว แต่ข้อดีคือการทำงานของเครื่องเทคโนโลยีไฮเทคเหล่านี้เป็นวิธีการแบบง่ายดาย หมายความว่านักบริหารไม่จำเป็นต้องมีความรอบรู้ทางคอมพิวเตอร์พิเศษมากมาย และที่สำคัญอุปกรณ์ที่ใช้เป็นรีโมทควบคุมก็คืออุปกรณ์สำนักงานที่ใช้อยู่ แล้ว อย่างแล็บท็อป หรือ แทบเล็ท หรืออาจจะเป็นสมาร์ทโฟนธรรมดา ไม่ต้องมีห้องควบคุมเหมือนกับงานไอทีโดยทั่วไปแต่อย่างใด

source: wiseknow

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: