วิธีการป้องกันความลับบริษัทรั่วไหล

ข้อมูลในบริษัทมีมากมายหลายประเภท และมีส่วนหนึ่งที่เป็นความลับที่ไม่สามารถเปิดเผยออกไปสู่ภายนอกได้โดยเด็ด ขาด ระบบการจัดการรักษาความลับที่ดีจะช่วยให้บริษัทคงสถานะความได้เปรียบต่อคู่ แข่งขันทางธุรกิจได้ตลอดกาล

https://i1.wp.com/www.toptenthailand.com/images/pic_news/3081.jpg

บนสมรภูมิการรบในสงครามทางเศรษฐกิจที่ดุเดือด นั้น ทุกบริษัทต่างกรีฑาทัพเข้าห้ำหั่นกันอย่างสุดชีวิตเพื่อช่วงชิงความได้ เปรียบสู่การเป็นผู้นำในโลกธุรกิจ ซึ่งการต่อสู้ในวัฎจักรของธุรกิจนั้น มีตั้งแต่การวางแผนต่างๆมากมายไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการวางแผนธุรกิจ กลยุทธ์การตลาด ข้อมูลการเงิน ข้อมูลลูกค้า เป็นต้น ซึ่งข้อมูลต่างๆที่ได้กล่าวมานั้นถือว่าเป็นความลับยิ่งที่ต้องรักษาไว้ยิ่ง ชีพ ไม่ให้มีการรั่วไหลออกไปสู่ภายนอกเด็ดขาด โดยเฉพาะอย่างยิ่งการตกไปอยู่ใน มือของคู่แข่ง

จัดตั้งระบบรักษาความปลอดภัย

การจัดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยขึ้นมานี้มีความสำคัญมากสำหรับบริษัทที่ ดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ โดยนอกเหนือจากที่เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยจะเป็นผู้ดูแลในเรื่องชีวิต ของพนักงานหรือผู้บริหารและทรัพย์สินของทางบริษัทแล้ว ยังสมควรที่จะต้องมีหน้าที่ดูในเรื่องของการรักษาความลับให้กับทางบริษัท ด้วย เพราะเมื่อลองมองดูถึงสภาพความเป็นจริงในแต่ละบริษัทที่ทุกวันพนักงานทุกคน มักจะมุ่งมั่นทำหน้าที่ของตนเองตามที่ได้รับมอบหมายมาให้เสร็จ พอถึงเวลาเลิกงานทุกคนต่างกลับบ้านไม่มีใครสนใจใครซึ่งในส่วนนี้ถือเป็นจุด อ่อนอย่างหนึ่งของระบบ

เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยจะต้องดูในส่วนนี้เป็นพิเศษด้วยการตรวจสอบ พนักงานว่านำเอกสารที่เป็นความลับของทางบริษัทกลับออกไปด้วยหรือไม่ และต้องทำการสังเกตดูว่ามีบุคคลภายนอกที่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับบริษัท เข้าไปในสำนักงานออฟฟิศหรือไม่ ถ้ามีเข้ามาติดต่อเรื่องอะไร ต้องติดบัตรแสดงตัวให้เรียบร้อย การติดตั้งกล้องวงจรปิดให้ทั่วสำนักงานจะมี ส่วนช่วยยกระดับการรักษาความปลอดภัยได้อย่างมากเช่นกัน

จัดระเบียบการเข้าถึงข้อมูลความลับของพนักงาน

พนักงานแต่ละคนควรมีการกำหนดว่าสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในระดับไหนบ้าง

การเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทควรที่จะมีระดับการเข้าถึงว่า พนักงานในตำแหน่งไหนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้มากเท่าไหร่ เพื่อเป็นการป้องกัน ข้อมูลที่สำคัญรั่วไหลเข้าไปสู่มือของคู่แข่ง การกำหนดระดับในการเข้าถึง ข้อมูลจะช่วยทำให้ความลับของทางบริษัทมีความปลอดภัยมากขึ้นเมื่อข้อมูลดัง กล่าวอยู่ในการดูแลของเจ้าหน้าที่พนักงานระดับสูงไล่เรียงลดหลั่นกันลงมาตาม ระดับความลับและตำแหน่งหน้าที่ของพนักงานที่เป็นผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้การจัดระดับการเข้าถึงข้อมูลของทางบริษัทจะช่วยทำให้สามารถหา ผู้รับผิดชอบได้ในกรณีที่ความลับดังกล่าวหลุดออกไปสู่ภายนอก

การตั้งรหัสการเข้าถึงข้อมูล

วิธีการตั้งรหัสนี้จะใช้เมื่อตัวของข้อมูลความลับดังกล่าวเข้ามาอยู่ใน ระบบสารสนเทศหรือระบบคอมพิวเตอร์นั่นเอง โดยเมื่อเปรียบเทียบกันกับวิธีอื่นแล้ววิธีการตั้งรหัสการเข้าถึงข้อมูลนี้ สามารถจะดำเนินการได้ง่ายที่สุด โดยอาจจะทำการตั้งรหัสด้วยตนเองหรือให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีมาเป็นผู้ที่ตั้ง ให้ก็ได้ จากนั้นจึงนำรหัสที่ได้ถูกตั้งขึ้นนำไปให้เฉพาะพนักงานหรือผู้บริหารที่มี ส่วนเกี่ยวข้องกับข้อมูลลับดังกล่าวเป็นผู้สามารถเรียกใช้ได้เท่านั้น ที่สำคัญควรมีการสร้างระบบที่สามารถใช้ป้องกันการถูกเจาะข้อมูลจากภายนอก ด้วย

การทำลายข้อมูลเอกสารทิ้ง

ถ้าข้อมูลดังกล่าวเป็นความลับมากที่สุดที่ไม่สามารถเปิดเผยให้ภายนอกได้ ทราบเป็นอันขาด วิธีการที่ดีที่สุดก็คงเป็นวิธีการทำลายข้อมูลเอกสารชิ้นดังกล่าวทิ้งไป โดย ถ้าข้อมูลลับอยู่ในรูปของกระดาษเอกสารก็ให้ใช้เครื่องทำลายเอกสารที่มีความ ละเอียดสูงหรือใช้วิธีการรวบรวมและนำเอาไปเผาทำลายทิ้ง ไม่ควรใช้วิธีฉีกทิ้งเด็ดขาดเพราะนั่นยังไม่ปลอดภัยพอ ส่วนถ้าข้อมูลอยู่ใน ระบบคอมพิวเตอร์ก็ให้ทำลายทิ้งเช่นเดียวกัน

ขอความร่วมมือจากทุกฝ่าย

การขอความร่วมมือจากพนักงานและผู้บริหารที่เกี่ยวข้องทุกคนภายในบริษัทดู จะเป็นวิธีการที่ดีที่สุด เนื่องจากสามารถป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลความลับได้เป็นอย่างดีและเป็นการ แก้ไขที่ถูกจุด เนื่องจากถ้าคิดวิเคราะห์กันด้วยหลักเหตุและผลแล้ว การที่ข้อมูลรั่วไหลออกสู่ภายนอกส่วนหนึ่งเป็นเพราะพนักงานคนในที่เอาไปพูด กันต่อไปเรื่อยๆจากปากต่อปากจนเผยแพร่ไปสู่ภายนอก

นอกจากนี้ยังควรขอความร่วมมือจากบุคคลากรของบริษัทในการช่วยกันตรวจสอบ สอดส่องดูแลด้วยกันเองหากพบสิ่งผิดปกติทั้งจากบุคคลภายในและภายนอกให้รีบ แจ้งผู้บังคับบัญชาในระดับที่สูงกว่าทราบโดยทันที

การยึดถือเอาความรอบคอบในการทำงานเป็นที่ตั้งในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ ข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทเป็นสิ่งที่จำเป็นมากที่สุด และยังเป็นวิธีการป้องกันและแก้ไขปัญหาที่ต้นเหตุและตรงจุดอย่างแท้จริง นอกจากนี้แล้วความร่วมมือของพนักงานในทุกระดับก็ถือเป็นเรื่องสำคัญ เพราะข้อมูลถือเป็นทรัพย์สินมีค่าที่ไม่สามารถประเมินราคาได้นั่นเอง

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s

%d bloggers like this: